Spätestens seit der Pandemie kennen wir sie alle: Die digitalen Meetings. Für manch eine Person waren schon die Präsenz-Meetings zum Einschlafen. Wie Meetings im Allgemeinen effizienter gestaltet werden können, verrät uns Maria Gartz in unserem KommunikOS-Kurzinterview. Außerdem berichtet sie uns, wie sie ihren Weg in die Kommunikationsbranche gefunden hat. Viel Spaß beim Lesen!
KommunikOS: Du bist Senior Consultant und Projektleiterin bei der Beratungsagentur MontuaPartner Communications GmbH in Hamburg. Eigentlich kommst Du jedoch aus dem Bereich der Neurowissenschaften. Da stellt sich mir natürlich als Erstes die Frage: Wie bist Du zur (internen) Kommunikation und MontuaPartner Communications gekommen?
Maria Gartz: Nach meinem Studium durfte ich an der Freien Universität Berlin im Bereich Neurowissenschaften forschen. Hier habe ich eigentlich den ganzen Tag Daten ausgewertet und programmiert. Das war interessant und spannend, ich mag Computer – aber zu viele meiner anderen Interessen kamen dabei viel zu kurz. Ich wollte mich weiter ausprobieren, mich neuen Herausforderungen stellen und mein Leben bunter und abwechslungsreicher gestalten. Da ich damals in Berlin gewohnt habe, bin ich in die große spannende Start-Up-Welt „reingerutscht“. Durch die Arbeit dort bin ich unter anderem mit der internen Kommunikation in Berührung gekommen. Nachdem meine Begeisterung für die IK erst einmal entfacht war, habe ich mich bei einem anderen Unternehmen noch stärker darauf fokussiert und dort die IK von Null an aufgebaut. Richtig spannend, kann ich euch sagen, und sehr vielseitig. Vor zwei Jahren hatte ich dann Lust, im IK- und Change-Bereich als Beraterin zu arbeiten, und kam zu MontuaPartner Communications.
Von den Neurowissenschaften zur IK – was ein Sprung! Wie spannend!
Warum hat Dich denn gerade die Beratung begeistert?
Mich hat damals vor allem interessiert, was von dem, was ich bereits kennengelernt hatte, unternehmensspezifisch war, und welche Muster sich vielleicht auch wiederholen. Unternehmenskulturen sind einzigartig – aber manches kann man mit mehr Erfahrung doch schon voraussehen. Außerdem hat mich die Frage fasziniert, wie sich die IK in den verschiedenen Unternehmen unterscheidet. Ich wollte von der großen Breite lernen und nicht mehr „nur“ in die Tiefe gehen, um es bildlich auszudrücken. Dadurch bin ich dann zu MPC gekommen. Hier bin ich superglücklich! Vor allem auch aus dem Grund, dass wir hybrid aufgestellt sind. Wir sind eine Beratung, aber auch eine Agentur, das heißt wir geben nicht nur Impulse und verschwinden dann wieder, sondern wir bleiben dran, helfen mit, rollen aus, implementieren, reflektieren die Ergebnisse und lernen dabei auch jede Menge von unseren Kund*innen. Für mich macht die Arbeit bei MPC aus, dass wir im Team an einer gemeinsamen Sache arbeiten und gemeinsam voneinander lernen können.
Wie schön, dass Du Deinen Weg in die Kommunikation gefunden hast und jetzt so glücklich im Beruf bist! Gibt es denn Wissen aus den Neurowissenschaften, das Du immer noch in Deiner alltäglichen Arbeit anwendest?
Tatsächlich fast nichts, wenn ich ehrlich bin. In den Neurowissenschaften ist das schöne, dass Du schon im Studium super nah an der aktuellen Forschung dran bist. Wenn die Professor*innen zum Beispiel eine Frage nicht beantworten konnten, wurden die Student*innen einfach direkt zum Forschen animiert. Dementsprechend ist das Wissen, welches ich noch aus diesem Bereich habe, zum Teil völlig veraltet. Sicherlich habe ich noch etwas Ahnung aber ich bin definitiv keine Expertin für Neurowissenschaften mehr. Was ich in der Tat jedoch immer wieder verwende, sind die Grundkenntnisse aus dem wissenschaftlichen Studium, wie Mathe, Linguistik etc. Dadurch kann ich mich gut in verschiedene Denkweisen hineinversetzen, weil ich sozusagen gelernt habe, „mein Gehirn in verschiedene Richtungen zu verbiegen“. Ich denke, dass ist gerade in der Beratung ein großer Vorteil, da wir uns jeden Tag in unsere Kund*innen und deren Arbeit hineinversetzen müssen.
Was macht die interne Kommunikation so besonders für Dich? Beschreibe sie gerne in drei Wörtern.
In meinem Berufsleben hatte ich immer wieder Vorbilder, die großartige Kommunikator*innen waren und die mich sehr beeindruckt haben durch ihr Kommunikationsverhalten und ihre Wirkung auf andere. Nur dadurch, wie sie Dinge auf eine bestimmte Art sagen, zu einem bestimmten Zeitpunkt, mit einer bestimmten Haltung, verändern sie die Situation, die Atmosphäre, oder drehen eine zähe Diskussion und führen sie zu einem Ergebnis. Wenn Du mich also nach drei Wörtern fragst, würde ich sagen: Wirkungsvoll, wirkungsvoll, wirkungsvoll.
„Wirkungsvoll“ und „eine neue Situation schaffen“ sind zwei gute Stichpunkte für die nächste Frage, denn gerade während der Pandemie musste die Kommunikation sehr wirkungsvoll sein. Organisationen sind von heute auf morgen gezwungen worden digitaler zu werden sowie viele Mitarbeitende ins Home Office zu schicken. Würdest Du sagen, dass die interne Kommunikation dadurch Vorteile für sich nutzen konnte?
Definitiv. Die interne Kommunikation hat dadurch auch einen höheren Stellenwert in den Organisationen erhalten. Das konnten wir vor allem an den Anfragen sehen, die wir während der Pandemie von Kund*innen erhalten haben. Hier kamen vor allem Professionalisierungsanfragen. Daran sehen wir, dass die interne Kommunikation schon ein Stück mehr ins Rampenlicht gerückt worden ist. Allerdings sehe ich auch einen weiteren Vorteil im Kleinen, den es sich lohnt, sich ab und zu vor Augen zu halten: Team-Meetings können vielfältiger aufgestellt werden. Durch die digitalen Meetings kann viel mehr Interaktion geschehen, z. B. weil parallel zur Unterhaltung der Chat für spontane Einwürfe genutzt werden kann. Dadurch ergeben sich oft witzige Situationen. Ich finde, wir haben ein paar zentrale Möglichkeiten dazugewonnen und wenn wir diese effizient nutzen, dann können wir die Stimmung in Meetings etc. auch im Home Office damit positiv beeinflussen.
Dann gib‘ uns einmal einen Tipp Maria: Wie können denn (digitale) Team-Meetings effizienter gestaltet werden ohne, dass diese öde und einschläfernd wirken?
Ich glaube, Vieles, was uns für gute Team-Meetings hilft, kann man digital und in Präsenz anwenden. Die Dauer eines typischen Team-Meetings liegt zwischen 20 und 60 Minuten. Aufgrund der begrenzten Zeit ist es wichtig zu wissen, wieso das Meeting jetzt wichtig ist und was damit erreicht werden soll. Dementsprechend sollten klare Prioritäten gesetzt werden, aus denen Agenda-Punkte abgeleitet werden können. Hier empfehle ich, höchstens 20 Prozent allgemeine Unternehmensinformationen auf der Agenda stehen zu haben und den Rest lokal und auf das Team zu beziehen. Dabei stehen auch die Agenda-Punkte, die sich nur auf das Team beziehen, vor dem Meeting schon fest. Ein Team kann in einem Meeting mehr Unternehmensinformation auf einmal einfach nicht „verdauen“ und würde sonst abschalten. Zugleich sind diese Informationen sehr wichtig, denn Führungskräfte sind immer Multiplikatoren, nah am Team dran und können das Allgemeine gut in lokale Bedeutung übersetzen.
Grundsätzlich sollten Team-Meetings keine „Informations-Dusche“ werden. Sie sollten sich immer an der Frage entlanghangeln: „Was braucht mein Team?“
Was für eine Rolle spielt deiner Meinung nach die Interaktivität bei den Team-Meetings? Und welche Vorteile gibt es hier bei digitalen Team-Meetings?
Interaktivität spielt immer eine wichtige Rolle, gerade wenn die Meetings digital stattfinden. Das schöne ist doch, dass jedes Team-Meeting individuell gestaltet werden kann, indem man zum Beispiel eigne Rituale entwickelt. Wie wäre es, wenn am Anfang jedes Team-Meetings zwei Minuten meditiert wird oder am Ende eine Plank (eine Sportübung) zusammen gemacht wird? Interaktivität kann aber auch erzeugt werden, in dem man aktiv Feedback aus dem Team einholt oder Fragen im Team diskutiert werden. Vor allem hier können die Vorteile des virtuellen Raums genutzt werden. Hier kann man zum Beispiel in den digitalen Team-Meetings überlegen, eine Umfrage zu starten oder gezielt den Chat einzubinden. Wichtig ist dabei, sich einmal klarzumachen, dass es nicht die eine richtige Herangehensweise gibt, und dass Präsenz-Meetings nicht einfach 1:1 in digitale Meetings umgewandelt werden können. Man sollte sich vielmehr im Klaren über die Vor- und Nachteile sein.
Nun sind wir auch bereits am Ende unseres Interviews angelangt. Uns Studierende und Young Professionals interessieren natürlich sehr Deine Tipps, Tricks und zentralen Learnings aus der Berufspraxis: Welche Tipps hast Du zur Karrieregestaltung?
Geht nach Eurer Neugier. Der Weg muss nicht immer geradeaus gehen. Es ist vollkommen in Ordnung nach rechts und links zuschauen und auch´mal abzubiegen. Haltet Euch einfach immer einen breiten Blickwinkel frei. Gerade heutzutage stehen Euch alle Türen offen!
Vielen Dank Maria für deine Einblicke und all’ die spannenden Infos zu deinem Berufsweg, der internen Kommunikation und der Gestaltung von (digitalen) Team-Meetings. Das war unser KommunikOS-Kurzinterview mit Maria Gartz von MontuaPartner Communications.
Habt ihr Lust bekommen auf weitere spannende Kurzinterviews? Dann schaut doch einmal hier vorbei.
Das Interview führte Kristin Aufenvenne.